Registrierkassenpflicht 2016
Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über 15.000,-- € und Barumsätzen über € 7.500,-- besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.
Als Registrierkasse können auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht eintritt.
Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Betrieb ab 1.1.2016 (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht).
Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht gibt es nur für die „Kalte-Händeregelung“, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste und dergleichen.
Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
Diese Fälle sind:
- für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,-- je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso
- für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zB Feuerwehrfeste) und
- für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten.
- nur von der Registrierkassenpflicht befreit sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme betrifft die sogenannten Webshops.
Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für „mobilen Gruppen“.
Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.
Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden, ist weder eine Kasse noch ein Beleg notwendig, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze € 20,-- nicht übersteigt.
Zumindest im Abstand von 6 Wochen ist regelmäßigeine Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllungdurch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge) durchzuführen.
Die weitere Nutzung von "Altautomaten" (Inbetriebnahme vor dem 1.1.2016) ohne Nachrüstung ist bis zum 1.1.2027 möglich.
Bei Vereinsveranstaltungen wie etwa Feuerwehrfeste kann unter folgenden Voraussetzungen die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht entfallen:
- Umsätze im Rahmen von geselligen Veranstaltungen der Körperschaft, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen.
- Die Organisation der Veranstaltung sowie die Verpflegung bei der Veranstaltung werden durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt.
- Bei Auftritten von Musik- oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als 1.000,-- € pro Stunde für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen verrechnet.
Grundsätzlich besteht für Webshops keine Registrierkassenpflicht. Wird neben dem Webshop noch ein z.B. Verkaufslokal geführt, dann besteht für dieses Kassenpflicht, wenn die Umsätze der beiden Teilbetriebe zusammen die relevanten Umsatzgrenzen (€ 15.000,-- bzw. € 7.500,--) übersteigen.
Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,-- pro Kassensystem (maximal aber € 30,-- pro Erfassungseinheit) vorgesehen.
Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden; wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei).Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen.
Weiter sind die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird, kann mit bis zu € 5.000,-- geahndet werden; eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu € 25.000,--.
Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.
Wenn Kassenpflicht besteht, wird der Beleg aus dem System erstellt. Wenn keine Kassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Grenzen liegen) gilt für Unternehmer dennoch die Belegerteilungsverpflichtung.
In diesem Fall wird der Beleg händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben.
Grundsätzlich kann die handelsübliche Bezeichnung oder die Art der sonstigen Leistung auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen gewährleistet ist (etwa durch Aushang in den Geschäftsräumlichkeiten).
Die Kassenpflicht gilt pro Betrieb. Betrieb ist durch eine eigene Buchhaltung gekennzeichnet.
In den Einkommensteuerrichtlinien ist der Begriff Betrieb folgendermaßen definiert: Allgemein kann der Begriff Betrieb als die Zusammenfassung menschlicher Arbeitskraft und sachlicher Produktionsmittel in einer organisatorischen Einheit verstanden werden. Aus ertragsteuerlicher Sicht ist ein Betrieb aber nur gegeben, wenn er der Erzielung von betrieblichen Einkunftsarten dient.
Ein Betrieb kann zwar mehrere Teilbetriebe (Betriebszweige) oder Betriebsstätten umfassen; der Gewinn ist dennoch einheitlich zu ermitteln.
"Mobile Gruppen" die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zum Beispiel Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer, dürfen einen Beleg erteilen, eine Durchschrift erstellen und erst im Nachhinein den Geschäftsfall in der elektronischen Kasse am Betriebsort eintragen.
Unter handelsüblicher Bezeichnung ist jene Bezeichnung zu verstehen, unter der die Ware im Geschäftsverkehr bestellt wird. Es genügt die Verwendung branchenüblicher Sammelbezeichnungen (zB Bücher, Büromöbel, Kfz-Ersatzteile, Waschmittel, Spielwaren, Spirituosen).
Überbegriffe wie "Waren" oder "Material" genügen nicht, weil sie für alle Branchen Verwendung finden. Ein Durchführungserlass soll hierzu noch Details erörtern.
Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.B. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird.
Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.
Bezahlung mit Erlagschein oder E-Banking zählt nicht zu den Barumsätzen.
Für jeden Betrieb besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.
Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
- Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnungder Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.
Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder im Rahmen von Außenprüfungen überprüfen.
Ein Unternehmer, der die Grenzen im Jahr 2015 überschreitet, muss grundsätzlich ab 1.1. 2016 eine elektronische Registrierkasse haben. Egal, ober im nächsten Jahr den Betrieb aufgibt wird
oder nicht.
Wenn der Unternehmer die Grenzen 2016 nicht mehr überschreitet und absehbar ist, dass er sie künftig auch nicht überschreitet wird (etwa durch Umstellung auf „Nichtbarumsatzgeschäfte“), besteht für ihn ab 1.1.2017 keine Registrierkassenpflicht mehr.
Hat der Unternehmer 2016 keinen einzigen Barumsatz mehr (durch komplette Umstellung auf Zielgeschäfte, Erlagscheine etc.), muss er ab 1.1. 2016 auch keine Registrierkasse haben.
Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer "einfachen" Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich € 400,-- bis € 1.000,-- betragen.
Es besteht auch die Möglichkeit, auf vorhandenen Geräten (z.B. Laptops, PC) eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen um der Kassenpflicht zu entsprechen.
